Le vote par correspondance et plus généralement la tenue d’assemblée générale de manière dématérialisée sont possibles. La pratique de vote par correspondance a vu son utilisation accélérée et sa réglementation en raison des confinements liés à l’épidémie de Covid-19. Bien qu’instauré en 2018 par la loi ELAN, le vote par correspondance peine en temps normal à être utilisé dans les copropriétés.
Voter par correspondance en assemblée générale de copropriété ?
Les assemblées générales de copropriétaires sont régies par la loi du 10 juillet 1965 qui imposait jusqu’à lors un votre lors des assemblées générales tenues en présentiel.
Toutefois, en 2018 le législateur sur le modèle du vote par correspondance des assemblées d’actionnaires en sociétés mais aussi en tenant compte des avancées technologiques a souhaité étendre cette pratique aux copropriétés.
La loi ELAN de 2018 a alors en son article 211 insérée dans la loi du 10 juillet 1965 l’article 17-1 A qui dispose en son aliéna 1 que « Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ».
Il est à noter que le copropriétaire qui souhaite participer à une assemblée générale par visioconférence ou tout autre moyen électronique le fait par ses propres moyens (cf. prochain article sur l’organisation des assemblées générales dématérialisées).
Comment organiser un vote par correspondance en copropriété ?
Voter par correspondance lors d’une assemblée générale de copropriétaires nécessite le respect d’obligations de la part de l’organisateur de l’assemblée générale mais également du copropriétaire.
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Du côté de la personne chargée d’organiser l’assemblée générale :
La personne organisant l’assemblée générale doit procéder à l’envoi d’un formulaire.
L’alinéa 2 de l’article 17-1 A de la du 10 juillet 1965 issu de la loi ELAN de 2018 et modifié par ordonnance du 30 octobre 2019 dispose que : « Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté ».
A la convocation d’une assemblée générale, l’organisateur qui a connaissance de la volonté d’un copropriétaire de voter par correspondance doit obligatoirement joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation.
L’arrêté du 2 juillet 2020 met à disposition des organisateurs un modèle de formulaire pouvant selon les cas être « être adapté et complété sans qu’aucune des mentions du modèle puisse être supprimée ». Le modèle indique à l’organisateur de l’assemblée générale différents champs à préremplir (immeuble, date, adresse, nom…).
Ce formulaire une fois repris tel quel ou modifié par la personne chargée d’organiser l’assemblée générale doit être joint à la convocation.
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Du côté du copropriétaire souhaitant voter par correspondance
L’un des objectifs du vote par correspondance est de réduire l’absentéisme aux assemblées générales. De ce fait, le copropriétaire qui vote par correspondance dispose des trois possibilités de votes : « favorable », « contre » ou « abstention ».
Ainsi, le copropriétaire vote en amont de l’assemblée générale. Cela soulève quelques points à discuter en pratique.
Lors d’une assemblée générale « classique » (avec la présence physique des copropriétaires) celle-ci permet de discuter et de débattre certains points à l’ordre de jours afin d’expliquer certains devis, de rassurer sur d’éventuels travaux et d’arriver à un consensus.
Or, le copropriétaire qui souhaite voter par correspondance le fait généralement car sa présence à l’assemblée générale ne pourra pas être assurée. Voter par correspondance fait ainsi peser implicitement sur les copropriétaires le soin de se réunir de manière informelle avant la tenue de l’assemblée pour discuter de certains points.
Une fois le formulaire reçu, le copropriétaire doit le retourner au syndic trois jours francs avant la tenue de l’assemblée générale. Il peut lui faire parvenir par courrier simple, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel électronique dès lors que l’organisateur de l’assemblée générale joint sur le formulaire son adresse courriel.
Attention, il est fortement recommandé d’éviter l’envoi par courrier simple qui n’est pas une preuve suffisante du vote pour le calcul du délai.
Comment calculer le délai de trois jours francs ?
« Les jours francs sont les jours qui commencent à 00h et se termine à 24h » (Préconisation GRECCO n°11 du 16 décembre 2020). Ainsi, ne peuvent pas être pris en compte les jours d’envoi et de réception (dès lors que l’une ou l’autre des étapes se fait en cours de journée).
Sont alors exclus les jours d’envoi et de réception, ainsi que les jours chômés, les jours fériés et les week-ends.
Pour un envoi par courrier électronique du formulaire de vote, l’envoi du courriel vaut réception par l’organisateur de l’assemblée générale.
Tandis que pour un envoi par voie postale le délai de 3 jours francs est évalué à compter de la réception par l’organisateur. Pour un envoi par courrier postal, le copropriétaire doit être particulièrement vigilant aux délais d’acheminement en plus des jours décomptés.
A titre d’exemple : Le GRECCO a répondu à de nombreuses interrogations quant au calcul de ce délai et met à disposition des copropriétaires un tableau récapitulatif.
Pour une AG se tenant le Lundi 15/02 la bonne réception du formulaire sera faite le mercredi 10/02 (jeudi max) Pour une AG se tenant le vendredi 19/02 la bonne réception du formulaire sera faite le lundi 15/02. |
Quel est la valeur du vote par correspondance ?
Bien que la possibilité de tenir une assemblée générale à distance et de permettre le vote par correspondance soit une avancée, le législateur est encore fondamentalement attaché à la valeur du vote en physique.
En témoigne l’alinéa 2 de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 :
« Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. »
Outre une modification en cours d’assemblée générale tel un amendement, la présence du copropriétaire ayant préalablement demandé à voter par correspondance prime sur son vote exprimé via le formulaire. (Article 14-1 ajouté par le décret de 1967 par le décret du 2 juillet 2020).
En conclusion,
Bien que le vote par correspondance présente l’avantage d’éviter l’absentéisme et de répondre à une difficulté de réunion actuelle, sa mise en œuvre peut engendrer des disparités entre les copropriétaires (personnes âgées par exemple ou foyer ne disposant pas de système recevant la visioconférence) et des défauts de comptabilisation des votes causés par exemple par la difficulté de compréhension de calcul des délais de renvoi du formulaire.
Mon cabinet se tient à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en place d’une assemblée générale dématérialisée.
Article écrit par Marya Kerbal sous la direction de Me TABORDET-MERIGOUX
